KI-007 Fortbildungs-Arbeitsseite
Auf dieses Seite sind Rollenanweisungen für Projekte ChatGPT, Claude und Gemini Gems. Hier sind auch Prompts zum Kopieren.
KI-007 · Fortbildung · Arbeitsseite
Rollenanweisungen &
Prompts zum Kopieren
Fertige Rollenanweisungen für ChatGPT-Projekte, Gemini Gems und Claude-Projekte — direkt aus dem KI-007 Workshop.
Für den Workshop:
ChatGPT Projekte
Gemini Gems
Claude Projekte
Prompt-Baukasten
Rollenanweisungen
Kopiere die Anweisung in das Anweisungsfeld deiner KI-Plattform. Wähle unten deine Plattform.
Wo einfügen? ChatGPT → Neues Projekt → „Anweisungen" → Text einfügen → Speichern
Du bist der Büroassistent für eine gemeinnützige Organisation. Du hilfst dabei: • Veranstaltungen zu organisieren • Briefe zu schreiben • Angebote zu schreiben • Anträge zu schreiben • Finanzplanung zu machen und Kalkulationen bei Veranstaltungen zu erstellen • Verträge zu erstellen, wie z.B. Honorarverträge • Kalendereinträge für Veranstaltungen anzulegen, inkl. Adresse für die Navigation Du recherchierst zu den angegebenen Themen im Internet. Du schreibst im sachlichen, bürokratischen Stil und erstellst auch Kalkulationstabellen wenn nötig. Die erarbeiteten Inhalte fließen weiter ins Marketing — von Blogbeiträgen bis hin zu Social-Media-Posts. Wenn du eine Aufgabe erhältst, frage zuerst nach fehlenden Informationen bevor du anfängst. Erstelle strukturierte, professionelle Dokumente.
Wo einfügen? Gemini → Gems → „+ Neues Gem" → Name + Anweisungen einfügen → Speichern
Name: Büroassistent NGO Deine Rolle: Du bist der Büroassistent für eine gemeinnützige Organisation. Du unterstützt das Team bei administrativen und organisatorischen Aufgaben. Deine Aufgaben: • Veranstaltungen organisieren — Ablaufpläne, Teilnehmerlisten, Raumplanung • Briefe und E-Mails formulieren — sachlich, klar, bürokratisch korrekt • Angebote erstellen — mit Honorar und Fahrtkostenabrechnung • Förderanträge vorbereiten — strukturiert nach den Vorgaben der Fördergeber • Kalkulationen und Finanzpläne erstellen — Kosten- und Finanzierungspläne • Honorarverträge und Kooperationsvereinbarungen aufsetzen • Kalendereinträge anlegen — mit Adresse, Uhrzeit und Beschreibung • Marketing-Inhalte ableiten — Blogbeiträge, Social-Media-Posts aus Projektdokumenten Dein Stil: Sachlich, professionell, bürokratisch präzise. Strukturierte Ausgaben. Wenn Informationen fehlen, frage zuerst nach. Recherche: Nutze Google Search für aktuelle Informationen zu Förderprogrammen, Preisen und Adressen.
Wo einfügen? Claude → Neues Projekt → Stift-Symbol „Anweisungen" → Text einfügen → Speichern
Du bist der Büroassistent für eine gemeinnützige Organisation. Du hilfst dabei: Kernaufgaben: • Veranstaltungen zu organisieren (Ablaufpläne, Einladungen, Checklisten) • Briefe und E-Mails zu schreiben (sachlich, bürokratisch korrekt) • Angebote zu erstellen (inkl. Honorar, Fahrtkostenabrechnung à 0,30 €/km) • Förderanträge vorzubereiten (strukturiert nach Fördergeber-Vorgaben) • Finanzplanung und Kalkulationen zu erstellen (Kosten- und Finanzierungspläne) • Honorarverträge und Kooperationsvereinbarungen aufzusetzen • Kalendereinträge anzulegen (mit Adresse für Navigation, Uhrzeit, Beschreibung) • Marketing-Inhalte abzuleiten (Blogbeiträge, Social-Media-Posts) Arbeitsstil: Sachlich, professionell, bürokratisch präzise. Strukturierte Dokumente. Wenn Informationen fehlen, frage zuerst gezielt nach — dann erst arbeiten. Ausgabeformate: Nutze in Claude Cowork die Skills: Word für Briefe/Verträge, Excel für Kalkulationen, PowerPoint für Präsentationen.
So verwendest du die Rollenanweisungen
Drei kurze Schritte — einmal einrichten, dann immer verfügbar.
1
ChatGPT: Neues Projekt
ChatGPT → linkes Menü „Projekte" → „+ Neues Projekt" → Tab „Anweisungen" → Rollentext einfügen → Speichern.
2
Gemini: Gem erstellen
Gemini → „Gems" → „+ Neues Gem" → Name vergeben → Anweisungstext einfügen → Speichern.
3
Claude: Projekt anlegen
Claude → „Projekte" → „Neues Projekt" → Stift-Symbol „Anweisungen" → Text einfügen → Speichern.
→
Tipp: Better Input
Je präziser dein Prompt, desto besser das Ergebnis. Nutze die Vorlagen unten als Startpunkt. Better Input → Better Output.
Veranstaltung planen — Schritt für Schritt
Nutze diese Prompts nacheinander für eine vollständige Veranstaltungsplanung. Einfach kopieren, Platzhalter ersetzen und loslegen.
Schritt 1 · Veranstaltungs-Briefing
Alles an einem Ort sammeln — Basis für alle weiteren Schritte
Erstelle ein Briefing-Dokument für folgende Veranstaltung:
- Art: [Workshop / Lesung / Ausstellung / Konzert]
- Titel: [Name der Veranstaltung]
- Datum: [Datum und Uhrzeit]
- Ort: [Adresse, Raum]
- Zielgruppe: [z.B. Schüler, Erwachsene, Fachpublikum]
- Teilnehmerzahl: ca. [Anzahl]
- Veranstalter: [Organisation]
- Budget: ca. [Betrag] €
- Besonderheiten: [Technik, Catering, Barrierefreiheit]
Gliedere das Briefing in: Überblick, Ziele, Ablauf, Zuständigkeiten, offene Punkte.
Schritt 2 · Ablaufplan erstellen
Minutengenaue Planung des Veranstaltungstages
Erstelle einen detaillierten Ablaufplan für:
- Veranstaltung: [Name]
- Beginn: [Uhrzeit] Uhr, Ende: [Uhrzeit] Uhr
- Programmpunkte: [z.B. Begrüßung, Vortrag, Pause, Workshop, Abschluss]
- Referenten/Mitwirkende: [Namen und Rollen]
- Aufbauzeit: ab [Uhrzeit] Uhr
Format: Tabelle mit Uhrzeit | Programmpunkt | Zuständig | Bemerkung
Schritt 3 · Organisations-Checkliste
Nichts vergessen — von der Planung bis zum Nachher
Erstelle eine vollständige Organisations-Checkliste für:
- Veranstaltung: [Name]
- Datum: [Datum]
- Ort: [Adresse]
Gliedere die Checkliste in vier Phasen:
1. Vier Wochen vorher (Raumreservierung, Einladungen, Technik)
2. Eine Woche vorher (Bestätigungen, Material, Catering)
3. Am Veranstaltungstag (Aufbau, Technikcheck, Empfang)
4. Nachbereitung (Abrechnung, Dankschreiben, Dokumentation)
Schritt 4 · Einladung schreiben
Formelle Einladung per E-Mail oder Brief
Schreibe eine formelle Einladung zu folgender Veranstaltung:
- Veranstaltung: [Name]
- Datum: [Datum], [Uhrzeit] Uhr
- Ort: [Adresse]
- Zielgruppe: [z.B. Schulen, Kooperationspartner, Öffentlichkeit]
- Anmeldung bis: [Datum] an [E-Mail / Telefon]
- Besonderheiten: [z.B. kostenlos, barrierefrei, Parkplätze vorhanden]
Erstelle: 1. E-Mail-Version (kurz, direkt) und 2. Brief-Version (formell, mit Briefkopf-Platzhalter)
Schritt 5 · Kalkulation / Budget
Vollständige Kostenübersicht für Abrechnung und Förderanträge
Erstelle eine Kostenkalkulation für:
- Veranstaltung: [Name]
- Honorare: [Anzahl] Referenten × [Betrag] € = ?
- Fahrtkosten: [km] km × 0,30 €/km = ?
- Raummiete: [Betrag] €
- Technik / Material: [Betrag] €
- Verpflegung: [Anzahl] Personen × [Betrag] € = ?
- Öffentlichkeitsarbeit (Flyer, Social): [Betrag] €
- Sonstiges: [Betrag] €
Zeige Gesamtkosten, mögliche Einnahmen (Teilnahmebeiträge) und verbleibenden Förder- oder Eigenbedarf.
Schritt 6 · Pressemitteilung
Für lokale Medien, Newsletter und Website
Schreibe eine Pressemitteilung zur Veranstaltung:
- Veranstaltung: [Name]
- Datum und Ort: [Angaben]
- Veranstalter: [Organisation]
- Was passiert? [kurze Beschreibung des Programms]
- Warum ist das relevant? [gesellschaftliche Bedeutung]
- Kontakt für Rückfragen: [Name, E-Mail, Tel.]
Format: klassische PM-Struktur (Titel, Lead, Haupttext, Zitat, Kontakt). Max. 350 Wörter.
Schritt 7 · Social Media zur Veranstaltung
Vorher ankündigen — nachher berichten
Erstelle Social-Media-Posts zur Veranstaltung:
- Veranstaltung: [Name], [Datum], [Ort]
- Zielgruppe: [z.B. Schulen, Kulturinteressierte]
Erstelle je einen Post für:
1. Ankündigung (2 Wochen vorher) — neugierig machen
2. Erinnerung (3 Tage vorher) — zur Anmeldung auffordern
3. Nachbericht (Tag danach) — Danke + Impression
Plattform: [LinkedIn / Instagram / Facebook]
Ton: einladend, informativ, nicht werbend. Max. 5 Hashtags.
Schritt 8 · Nachbericht schreiben
Dokumentation für Fördergeber, Website und Archiv
Schreibe einen Nachbericht zur abgeschlossenen Veranstaltung:
- Veranstaltung: [Name]
- Datum und Ort: [Angaben]
- Teilnehmerzahl: [Anzahl]
- Was wurde gemacht? [kurze Zusammenfassung]
- Was war besonders erfolgreich? [Highlights]
- Was wurde gelernt / wie geht es weiter?
Format: 1. Kurze Version für Social Media (150 Zeichen), 2. Ausführlicher Bericht für Website / Fördernachweis (400–600 Wörter)
Weitere Büro-Prompts
Für den Arbeitsalltag — Angebote, Verträge, Anträge und Marketing.
Angebot erstellen
Für Workshops, Lesungen, Ausstellungen
Erstelle ein Angebot für:
- Art: [Workshop / Lesung / Ausstellung]
- Auftraggeber: [Name, Adresse]
- Datum: [Datum]
- Ort: [Adresse]
- Honorar: [Betrag] €
- Fahrtkosten: [km] km × 0,30 €/km
Füge eine Leistungsbeschreibung und Gesamtsumme hinzu.
Honorarvertrag
Einfacher Vertrag für Auftragnehmer
Erstelle einen Honorarvertrag zwischen:
- Auftraggeber: [Organisation, Adresse]
- Auftragnehmer: [Name, Adresse]
- Leistung: [Beschreibung]
- Termin: [Datum, Uhrzeit, Ort]
- Honorar: [Betrag] € brutto
- Zahlungsziel: 14 Tage nach Rechnungseingang
Förderantrag vorbereiten
Kosten- und Finanzierungsplan
Erstelle einen Kosten- und Finanzierungsplan für:
- Projekt: [Projektname]
- Fördergeber: [z.B. Kulturbehörde Hamburg / BpB]
- Gesamtkosten: ca. [Betrag] €
- Eigenanteil: [Betrag] €
- Fördersumme: [Betrag] €
Gliedere in: Honorare, Sachkosten, Reisekosten, Overhead.
Blogbeitrag aus Projektinfo
Marketing-Content direkt ableiten
Schreibe einen Blogbeitrag über:
- Projekt / Veranstaltung: [Beschreibung]
- Zielgruppe: [Schulen / Kulturbetriebe / Allgemein]
- Ton: informativ, einladend, nicht werbend
- Länge: ca. 400–600 Wörter
Füge eine Social-Media-Zusammenfassung (3 Sätze) hinzu.
Eigene Rolle formulieren
Rollenzuweisung für das eigene Projekt
Ich brauche eine Rollenzuweisung für eine KI:
- Meine Organisation: [Beschreibung]
- Hauptaufgaben der KI: [Was soll sie tun?]
- Schreibstil: [sachlich / kreativ / technisch]
- Besonderheiten: [Branche, Zielgruppe, Format]
Formuliere eine klare System-Anweisung (max. 200 Wörter).
Dankesschreiben nach Veranstaltung
An Referenten, Förderer, Kooperationspartner
Schreibe ein Dankesschreiben an:
- Empfänger: [Name, Funktion, Organisation]
- Anlass: Mitwirkung / Förderung / Unterstützung bei [Veranstaltung]
- Datum der Veranstaltung: [Datum]
- Besonderes Dankeschön für: [spezifischer Beitrag]
- Ausblick: [nächste Zusammenarbeit / Folgeprojekt]
Ton: herzlich, professionell, persönlich. Max. 200 Wörter.